任何商務會議的組織都應提前策劃，以確保整個商務會議策劃都能按照計劃執行，逐步按計劃進行，最后完成整個商務會議策劃。  

  一、認識商務會議策劃  

  會議的基本內容包括會議名稱、會議主題、會議時間、會議地點、參會人員。  

  1.會議名稱  

  商務會議策劃名稱可以反映會議的基本信息。一般來說，它可以由以下幾個方面組成：會議主辦機構，會議主題，會議類型，會議時間，會議范圍，會議規賣和參與對象等，會議名稱必須用準確、規范的語言表述。商務會議策劃不僅用于會議的會議通知，使參加者對會議有一個好的認識和準備，而且用于商務會議策劃的宣傳和擴大會議的效果。大中型會議的名稱做成橫幅和標語，作為會議的標志，放置在商務會議策劃場地的前面或后面，稱為標志。標識必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當或不合理而引起誤解。

  2.會議議題  

  商務會議策劃的主題是會議根據會議目標確定和討論或解決的問題。這是會議活動的一個基本要素。商務會議策劃的主題往往必須反映會議的目的和會議的主題。  

  通常有兩種情況產生話題：一種是由領導根據需要制定：另一種是秘書是經過調查研究后反饋給領導的反饋，綜合信息，然后由領導批準決定。商務會議策劃在一些主要的代表會議，首先由大會秘書處的代表提出建議，然后提交經濟及局審查和批準，可以成為商務會議策劃的議程。會議的主題應當有適當的結構，以確保與會者能夠充分討論和表達他們的意見，并確保有效利用時間。  

  會議參會人員以下技巧安排每次會議的主題：一個主要主題和一個或兩個小主題。（二）同時將性質相似的議題提交會議討論。（3）妥善準備多項后備議題，以便在會議進展順利及時間充裕的情況下作進一步討論。  

  3.會議時間  

  需要注意的是商務會議策劃的會議時間包括會議時間和會期兩方面。選擇合適的時間組合和安排合適的會議時間對整個會議的效率有重要影響。因此，會議時間的選擇和會議時間的長短是商務會議策劃中必須考慮的重要因素。  

  （1）會議時間是指會議開始和結束的時間節點。一般來說，需要考慮以下幾個方面：1是否適合會議組織者完成所有準備工作。 2是否方便參加者，特別是會議的核心人物參加。 3會議期間的自然因素。例如，當地季節性氣候的變化，盡量避免在氣候變化的季節和地區聚集。  

  （2）會議時間通常是指整個會議所需的時間長度。會議可以短或長，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長度，應考慮以下因素：1）主題的數量。（2）議程簡繁。（3）彈性適中。對于較長的療程，應適當安排時間間隔。會議組織者應盡可能準確地預測會議所需的時間，在商務會議策劃中明確規定，及時通知與會人員，以便與會人員有計劃地安排自己的相關事宜。  

  4.會議地點  

  會議地點是指舉行會議的地點，也可以特指舉行會議的地點。為使會議產生預期效果，應全面考慮場地面積、交通條件、服務水平以及環境和設備的適宜性等因素，取決于會議的性質和規模。就重要會議而言，在選擇地點時必須考慮到這些會議的政治影響或經濟影響。  

  一般來說，選擇專業場地會省下不少麻煩，但相應地，專業場地的租金也會較昂貴。商務會議策劃者應執行會議次數，確定租用時間，并結合自己的會議預算。選擇適當的會議地點。

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