深圳會務公司即會議服務公司，是由具備豐富會務知識、嫻熟社交技能和完備執行能力的專業人員組成的綜合性會議服務機構，專門為市場提供全面的會議和活動策劃、組織、統籌等執行工作，會議服務公司是包括各類會議策劃、參會人員邀請組織、會務統籌安排、供應商整合和會議前后期慶典實施等一系列工作的整體實施方案。今天我們一起來了解下深圳會務公司舉辦大型國際會議的籌備工作有哪些，注意事項。

一、承辦方

1、會前：

A. 與會議主辦方洽談

B．提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方

C．派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

D．確定方案，簽訂合同，預付定金。

2、會中

A．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

B．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

C．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

D．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

E．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

F．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

G．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

H．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

3．會后

A．結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳

B．資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

二、主辦方：跟進細節

1、 在會議開始之前做全局性的總體策劃，做出會議進程時間進度表；

2、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

3、 如果會議形式比較鄭重，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，與印刷廠商協商處理）。

4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

5、 制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。

6、 在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據時間進度表進行及時的詢問，落實計劃的進度。

7、 會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，收取會務費。

8、 報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免不必要的麻煩。

9、 正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。

10、 與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

11、 作好會議期間的協調工作。

12、 制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。

13、 會議結束后，根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。

三、深圳會務公司舉辦大型國際會議的注意事項

1、 確立明確的目標

對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。

2、 完善信息的采集與分析

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

3、 追求不斷的創新

每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

4、 制定周密的計劃

無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經理墻壁上的裝飾。

5、 實施嚴格的現場管理

在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）

6、 結束與細致的總結

成功的會議需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規范的操作和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。

7、 爭取優秀，而不是完美

無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。

8、 了解會議涉及的行業

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體趨勢等方面的內容。

9、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。

10、 記住、顧客永遠是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！

11、合理控制預算

要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。

12、最大限度地使用技術

技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。（技術的運用參看多媒體會議包裝）

13、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解內部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內了解這一切呢？

14、成熟的危機管理

針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

15、提供足夠的價值

為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產品發布會或經銷商會議---內容是關鍵，充實的內容將使價值在會議中得以體現。

相關推薦： 固原 |本溪 |張掖 |珠海 |瀘州 |吳忠 |蘭州 |林芝 |池州 |酒泉 |宣城 |張家口 |