一、會議召集人職責

　　1、會議召集人要提前與能起會議決策性作用人員溝通，在會議決策人員沒有會議沖突的情況下再申請發放會議通知，會議通知要求提前1天發放，當天發放的會議通知，會議召集人要電話或口頭通知和提醒與會人員；

　　2、召集會議時，要區分參加人員和邀請人員；具體事務的直接負責人為必須參加人員,之外的為邀請人員，邀請人員可選擇性參加；

　　3、會議開始后，會議召集人要說明會議的議題、議程、需解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,以免跑題；

　　4、會議過程中如果出現跑題的現象，會議召集人要及時控制、提醒會議剩余時間和中止與議題無關的發言，以確保回歸議程；

　　5、屬討論、決策性議題的會議，召集人應引導會議作出結論。對需集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見；

　　6、如無特別指定，會議召集人負責記錄會議紀要，會后負責整理并發布正式的會議紀要，避免議而不決。

　　二、秘書職責

　　1、收到會議通知發放需求，預訂會議室及準確無誤的發放會議通知，會議通知郵件標題要顯示會議主題、會議時間、會議地點。以便與會人能快速查看；

　　2、遇緊急會議，但預訂不到會議室時，要積極主動與其它部門協調解決；

　　3、隔天發放的會議通知，在會議開始前1小時，必須發放會議提醒；

　　4、當天緊急臨時會議，要電話通知與會人員，以保證與會人員準時參會；

　　5、會議開始前，要提前20分鐘調試好會議用設備（投影儀、筆記本及其它設備），并保證設備暢通；同時準備好會議簽到表，并在會議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會議召集人核對；

　　6、緊急重要的會議，在會議設備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協調解決。

　　三、與會人職責

　　1、必須參加人員必須準時出席會議，因各種原因，不能參會者，必須提前向會議召集人員請假，不得無故缺席或遲到,以免會議召集人在不知情的情況下等待而影響會議效率；

　　2、到會場后，要及時在會議簽到表上簽到；

　　3、會議期間，手機要調成振動模式；

　　4、會議中，發言應言簡意賅，緊扣議題,與會議無關的話題，嚴禁討論；

　　5、遵循會議召集人對議程控制的要求，如需要提前離開會場，要知會會議召集人。

　　四、違規處理

　　1、會議必須參加人員，遲到2分鐘以內罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經召集人同意擅自提前退場的罰款20元/次；

　　2、會議違規處罰由秘書根據會議簽到表的簽到情況來執行；

　　3、罰金在秘書處登記后，將作為研發管理部活動經費；

　　4、凡因通知原因造成必須參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由會議召集人和秘書承擔。

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