已經(jīng)到了年底，馬上就要春假放假回家過(guò)年，隨著時(shí)間的倒數(shù)，企業(yè)年會(huì)又來(lái)襲，那要怎么搞呢?這就涉及到年會(huì)的四個(gè)基本要素:預(yù)算、時(shí)間、與酒店的關(guān)系、方案環(huán)節(jié)。

企業(yè)年會(huì)不僅是公司對(duì)于一個(gè)工作事項(xiàng)的回望，更重要的是作為 一個(gè)加強(qiáng)員工相互了解，增加企業(yè)凝聚力的重要途徑，一個(gè)成功的企業(yè)年會(huì)不僅僅要展示業(yè)績(jī)，更要投入人文關(guān)懷因素，因此公務(wù)在企業(yè)年會(huì)中所占的分量是極少的，而更多的內(nèi)容是通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。接下來(lái)我們就來(lái)談?wù)勂髽I(yè)年會(huì)策劃的幾個(gè)重要因素。

年會(huì)策劃要素一：節(jié)省預(yù)算

花同樣的錢(qián)可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價(jià)體系，一般而言，酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為：門(mén)市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會(huì)議場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山，其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。

年會(huì)策劃要素二：節(jié)省時(shí)間

簡(jiǎn)化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。

年會(huì)策劃要素三：更好的協(xié)調(diào)酒店關(guān)系

以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良好合作關(guān)系是非常重要的。

年會(huì)策劃要素四：確定方案環(huán)節(jié)

首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來(lái)就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率 、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

1、邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；

2、舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；

3、文書(shū)工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；

4、房間分配表；

5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；

6、交通安排；

7、各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

8、支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；

9、表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn)；

10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶年會(huì)上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程當(dāng)中，要事先指定專人在在酒店的每個(gè)消費(fèi)場(chǎng)所簽單確認(rèn)。比如自助餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長(zhǎng)途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。

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