活動策劃分為小、中、大三種類型，每個類型所需要的物料以及用料都不同，因此策劃一個活動的費用一般主要是包括固定策劃費用和不確定策劃費用，固定策劃費固定策劃費用一般不會產生很大的變動，它不是隨著活動規模大小或活動參與人數的多少而變動，下面簡單介紹：

  1、交通費用

  年會所需要的交通費用:包含參加年會人員住宿地點到餐飲地點以及一些商務考察等所需要的費用，還有就是歡送嘉賓到機場，鐵路等費用。

  2、場地租金

  年會所需會議室場地租金，會場布置費用，會議設施租賃費用以及一些廣告及印刷、媒介、公共等相關聯行業需要的費用。需要提醒的是這些年會費用中可能有很多細化的地方我們需要分好。

  3、餐費

  年會餐飲費用，這個和整個年會的需求目的有關，其中可能包含午餐、會場茶歇、酒會/舞會等一些酒水、點心、水果及調制色酒等服務費用。

  4、設備費用

  在進行晚會場地布置、以及各個流程環節的實行過程當中，也需要使用到各種各樣的不同的設備，比如說像是一些燈光、音響等等方面的設備使用，還有在晚會當中的各種不同的食品酒水等等，這些也都是在活動策劃預算里面占很大比重的費用。

  5、設備運輸費用

  年會視聽設備以及設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，當然可以直接讓專業的服務商代理。

  6、人員費用

  大型晚會活動通常都會請專門的表演嘉賓來表演節目，而且就算是讓公司人員自己出節目，也需要報銷一定的節目服裝、道具方面的費用。所以在這個方面，活動策劃預算清單也都需要做好充分的準備，對于嘉賓的邀請，甚至于是嘉賓的交通費用、住宿費用等等各個方面的細節，也都應該加以注意。

  7、臨時性費用

  就是一些年會所需的臨時性的雜費了，紀念品、臨時道具、傳真、臨時商務用車等。

  8、機動費用

  在大型晚會活動策劃當中，當然不能夠直接將所有的預算都使用完畢，活動策劃公司如果將所有的預算費用都用進去了，那么實際進行的時候，往往所需要花費的費用會超出活動策劃預算清單的價格，這是因為在晚會進行的過程當中，會有著很多的意外情況出現，所以一定要注意好安排一部分的自由費用。

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