計劃職能是大型演藝活動策劃的首要的、基本的職能，它決定和影響了其他兩項職能的執行和實施。為了使大型演藝活動的各個環節能夠協調有序地進行，大型演藝活動機構在開展經營活動之前必須制訂嚴密、統一的活動計劃。

（1）計劃職能的含義

計劃職能有廣義和狹義之分。廣義的計劃職能是指制訂計劃、執行計劃和檢查計劃執行情況三個緊密銜接的工作過程。狹義的計劃職能則是指制訂計劃的過程，即組織根據實際情況，通過科學的預測，權衡客觀的需要和主觀的可能，提出在未來一定時期內要達到的目標以及實現目標的手段和途徑的過程。大型演藝活動的計劃職能就指其狹義職能，可將其概括為“5W1H”六個方面，即“做什么（What to do）”“為什么做（Why to do）”“何時做（When to do）”“何地做（Where to do）”“誰去做（Who to do）”“怎么做（How to do）”。這六個方面的具體含義是：

“做什么”：要明確計劃職能的具體任務和要求，明確每一個時期的中心任務和工作重點。“為什么做”：要明確計劃職能的宗旨、目標和戰略，并論證可行性。“何時做”：規定計劃中各項工作的開始和完成進度，進行有效的控制和對能力及資源進行平衡。“何地做”：規定計劃的實施地點或場所，了解計劃實施的環境條件和限制，以便合理安排計劃實施的空間組織和布局。“誰去做”：計劃不僅要明確規定目標、任務、地點和進度，還應規定由哪個主管部門負責。“怎么做”：制訂實現計劃的措施，以及相應的政策和規則，對資源進行合理分配和集中使用，對人力、生產能力進行平衡，對各種派生計劃進行綜合平衡等。

實際上，一個完整的計劃還應包括控制標準和考核指標的制定，也就是告訴實施計劃的部門或人員，做成什么樣、達到什么標準才算是完成了計劃。

（2）計劃職能的特征

計劃職能的特征可以概括為目的性、首要性、普遍性、效率性和創造性5個方面。

①目的性。每一個計劃及其派生計劃都是旨在促使企業或各類組織的總目標和一定時期目標的實現。計劃職能是最能夠清楚地顯示出策劃基本特征的一項策劃職能。

②首要性。相對于其他策劃職能，計劃職能處于一切策劃活動的首要地位，這不僅是因為從策劃過程的角度來看，計劃職能先于其他策劃職能，而且是因為在某種情況下，計劃職能是能夠首先保證策劃活動付諸實施的唯一一項策劃職能。

③普遍性。雖然計劃職能的特點和范圍隨各級策劃人員職權的不同而不同，但它卻是各級策劃人員的一個共同職能。所有的策劃人員，無論是總經理還是基層工作人員都要從事計劃職能。人們常說，策劃人員的主要任務是做決策，而決策本身就是計劃職能的核心。

④效率性。計劃職能的任務，不僅是要確保實現目標，而且是要從眾多方案中選擇最優的資源配置方案，以合理利用資源和提高效率。既要“做正確的事”，又要“正確地做事”。

⑤創造性。計劃職能總是針對需要解決的新問題和可能發生的新變化、新機會而做出決定的，因而它是一個創造性的策劃過程。正如一種新產品的成功在于創新一樣，成功的計劃也有賴于創新。

 

（3）計劃職能的程序

大型演藝活動計劃職能的程序依次包括：估量機會、確定目標、確定前提條件、擬訂可供選擇的方案、評價各種備選方案、選擇可行方案、擬訂派生計劃和編制預算8個環節。

①估量機會。對機會的估量，要在實際的計劃職能開始之前就著手進行，它是計劃職能的一個真正起點。其內容包括：對未來可能出現的變化和預示的機會進行初步分析，形成判斷；根據自己的長處和短處搞清自己所處的地位；了解自己利用機會的能力；列舉主要的不確定因素，分析發生的可能性和影響程度。

②確定目標。這一環節是在估量機會的基礎上，為組織及其所屬的下級單位確定計劃的目標。要說明基本的方針和要達到的目標，說明制訂戰略、政策、規則、程序、規劃和預算的任務，指出工作的重點。

③確定前提條件。計劃職能的前提條件就是計劃實施時的預期環境。按照組織的內外環境來分，可以將計劃職能的前提條件分

④擬訂可供選擇的方案。通常，最明顯的方案不一定就是最好的方案，在過去的計劃方案上稍加修改或略加推演也不會得到最好的方案。做好這一環節的工作需要發揮策劃人員的創造性。此外，方案也不是越多越好。即使可以采用數學方法、借助電子計算機的手段，也需要對候選方案的數量加以限制，以便把主要精力集中在對少數最有希望的方案的分析上面。

⑤評價各種備選方案。評價各種方案實質上就是一種價值判斷。它一方面取決于評價者所采用的標準，另一方面取決于評價者對各個標準所賦予的權數。顯然，確定目標和確定計劃前提條件的工作質量，直接影響到方案的評價。

⑥選擇可行方案。這是計劃職能的關鍵環節，也是做出決策的實質性階段———抉擇階段。可能遇到的情況是，有時會發現同時存在兩個以上的可行方案。在這種情況下，必須確定首先采取哪個方案，而將另一個方案進行細化和完善，作為備選方案。

⑦擬訂派生計劃。派生計劃是總計劃的基礎，是總計劃下的分計劃。總計劃要靠派生計劃來保證。

⑧編制預算。預算實質上是資源的分配計劃，是把計劃轉化為預算，使之數字化。預算工作做好了，可以成為匯總和綜合平衡各類計劃的一種工具，也可以成為衡量計劃完成進度的重要標準。

（4）計劃職能的要求

①做好信息預測工作，切實改善決策質量。關于信息、預測、決策和計劃之間的相互關系，毛澤東同志在《中國革命戰爭的戰略問題》一文中曾作過精辟的闡述。他指出：“指揮員的正確的部署來源于正確的決心，正確的決心來源于正確的判斷，正確的判斷來源于周到的和必要的偵查，和對于各種偵查材料的連貫起來的思索。指導員使用一切可能的和必要的偵查手段，將偵查得來的敵方情況的各種材料加上去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的思索，然后將自己方面的情況加上去，研究雙方的對比和相互的關系，因而構成判斷，定下決心，做出計劃———這是軍事家在做出每一戰略、戰役或戰斗計劃之前的一個整個的認識情況的過程”。由此，我們不難看出，信息、預測、決策和計劃之間的相互關系是：信息、預測是決策和計劃的基礎，決策是計劃的核心，計劃是決策的安排。因此，做好計劃工作，首先要做好信息和預測等基礎工作，同時更重要的是，要切實改善決策的質量。

②在確定目標的同時，要考慮相應的條件和手段。一份完整的計劃或計劃書至少要包括確定預訂目標、前提條件和相應手段三部分，三者缺一不可。確定條件實際上是計劃工作中的可行性分析，有了可行性分析才能保證目標的科學合理，從而避免出現“計劃計劃，墻上一掛”有名無實的局面。

 

 

③確定計劃期限并使不同期限的計劃相互銜接。確定計劃期限是計劃工作中的另一個重要問題，每經過一段固定的時期便根據變化了的環境條件和計劃的實際執行情況，從確保實現計劃目標出發對原計劃進行調整。每次調整時，保持原計劃期限不變，而將計劃期限順序向前推進一個滾動期。滾動式計劃方法依據遠粗近細的原則，既保證了計劃的準確性，又實現了不同期限計劃的相互銜接問題。

④在保持計劃相對穩定的同時，保持其靈活性。計劃作為組織對未來工作的基本安排和行動指南，一經制訂不要輕易修正、改變，即保持計劃的相對穩定性。但這并不意味著可以忽略環境條件和執行情況的變化，而拘泥于原有計劃。事實上，計劃只是組織探索未來、適應環境的一種反映形式，一旦環境條件發生了變化，就要做出相應的調整；若環境條件發生重大變化，還要做出重大調整。當然在實際工作中，尤其是制訂計劃之前，要盡可能充分地考慮到各種變化，盡量減少頻繁、重大的調整，否則，計劃便失去了存在的意義。

⑤要進行局部試點，并要有信息反饋。如前所述，計劃只是組織探索未來、適應環境的一種反映形式，不管事前做過多么充分的調查研究和準備工作，都很難完全準確地規劃未來，即難免有所偏差。偏差越小，失誤越少，自然越好。而實際上，在重大問題的計劃上卻往往偏差很大，失誤很多。為了減少重大失誤，對于長期的重大問題的計劃一般采取先行試點的方法，即“種實驗田”。這樣可以取得成功經驗和失敗教訓，既完善了原有計劃，也避免了全面推廣可能造成的重大損失。