對于選擇一處最佳的開會場所，并非一件簡單的事。而理想的會議效果，又是每個會議組織者共同追求的目標。那么對于會議組織機構就要為會議的舉辦提供必要的條件：例如，租用會議酒店的費用、組織會議的工作人員等。同時也要給會議組織者此次會召開的相關信息，例如：參會人數、想要達到的宣傳效果。我們在選擇酒店時并不是簡單的花錢花到位這么回事。要選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標。有差異地選擇最優方案。那么在廣州都我們要召開一場會議要如何來選擇廣州會議酒店呢？

　　一、確定會議酒店大小

　　在組織一個會議時，先確定會議類型、人數，然后考慮會議室的類型和面積。比如，有的對話峰會在不同的分場地同時進行，既要考慮峰會適合什么樣的會議室，又要考慮會議室的數量。會議室的面積也十分重要，須注意的是會議酒店往往看客下菜，不按實際容納人數報，大會議他們往往超報，導致會議期間會議室擁擠不堪。

　　二、確定會議酒店的設備配置

　　會議室的配置根據會議的類型、與會人員的使用語言以及具體要求，在選酒店時要考慮其設備情況以減輕會議組織者自身的工作量。要選擇備有相應設備的會場，含音響、投影儀、同聲翻譯系統、視頻會議系統等，部分特殊的設備可以根據會議要求提前租賃。拿投影儀來說，現代的會議室在使用過程中大都免費提供一般投影儀，而一般的國際或商務會議中，會議室內提供的設備遠遠不能滿足會議在數量與質量上的要求，這時就需要單獨租賃，很多時候還要配合等離子、液晶或LED顯示屏等混合使用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。

　　三、確定會議酒店住宿問題

　　酒店住宿問題，對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一，于是也就有了對客房的要求，簡單點說就是滿足與會嘉賓的用房量及其對住房舒適程度的需求。找專業的會議服務公司常能獲得較好的折扣。會議組織者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍，再決定如何差異化地選擇。此外，須了解酒店所在地的相關功能設施是否完備，如商場等。同時如果與會者大都可以開車前往會議場所，位于市郊的酒店往往是大受歡迎的。

　　四、確定會議酒店的服務

　　酒店本身的服務范圍和服務質量也是會議組織者參考的重點，一個成熟的會議酒店往往也能很快獲知客戶的需求并迅速做出安排。安排車輛接送機，為參會嘉賓安排停車位等都是會務中涉及的常務工作。進行會議酒店的選擇，前提是確定會議細節，然后制作有一張可供比較的酒店清單。確定好具體酒店以后，如條件允許，最好親臨現場進行考察，做出最終的選擇和認定。

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