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一場會議的前提就是對會場的布置，首先我們要依據會議的形式和人數來選擇場地的大小和會場的布置，例如若果是研討會，需要底下的人與主持人交流，所以位置與舞臺需要第一排與主持臺的距離比較近，座談會是每位發言人輪流就議題發表自己的見解，發言者之間沒有交流，與聽眾之間也沒有交流，它只是單純地就某一主題發表一系列的演講，所以只需要一個會議室就足夠了。
會場布置雖然是個細節，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的，會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成的，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至會畫出會場布置的效果圖，報告給會議領導小組來審批。
會場布置要與會議內容相匹配，根據會議內容可把會議場所布置成喜慶熱鬧的、動感活躍的、商務嚴謹的，等等。
同時在準備會場布置方案的時候還要考慮會議預算、會議物品采購清單與采購人員安排。
會議場所室外及入口布置可根據需要選擇主會標、歡迎拱門條幅、彩球、鮮花、地毯、展架等。所以會場的布置對于一場會議的成果非常重要，因為會場的布置和裝扮，會影響著參會者的心情和參會者參加此次會議的發揮和談判。可似乎在大多數會議的召開之前，會場布置并不受到重視。但其實環境對會議結果有著非比尋常的影響。
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