近年來，國內(nèi)大型會議活動執(zhí)行數(shù)量眾多，會議行業(yè)蓬勃發(fā)展，會議活動執(zhí)行質(zhì)量卻難以保證，現(xiàn)場突發(fā)狀況頻現(xiàn)，漏洞常在。那么，怎樣做才能保證一場活動的順利執(zhí)行呢?

　　做一場專業(yè)的活動前，需要有一套完善的活動執(zhí)行方案和活動執(zhí)行手冊。這兩份文檔將會明確活動執(zhí)行的方向、流程、細(xì)節(jié)及注意事項。因為現(xiàn)場隨時可能會出現(xiàn)意外情況，因此最好提前預(yù)想好意外及相應(yīng)的應(yīng)急對策。

　　在活動搭建及活動準(zhǔn)備的時候，需要注意三個部分：客戶、場地方和內(nèi)部協(xié)調(diào)。

　　1、客戶經(jīng)常會有源源不斷的新想法，因此需要工作人員的應(yīng)變能力高，并且要盡量滿足客戶的需求，無論現(xiàn)場情況有多困難，都要盡力想方法解決。所有需要確認(rèn)的東西，都要找到客戶的話事人確認(rèn)，如有必要，例如增項和大部分修改，需要與客戶簽訂確認(rèn)函。

　　2、場地方的選擇與溝通。活動開始前，一定要盡最大努力讓場地方完全配合此次活動，包括時間、現(xiàn)場布置以及活動搭建調(diào)整等事項。

　　在場地的選擇上，需要考慮以下兩點：

　　一方面要考慮場地的品味和格調(diào)，看是否與發(fā)布會的內(nèi)容保持統(tǒng)一。

　　另一方面要考慮實用性與方便性，會議廳的容納人數(shù)是否能滿足發(fā)布會的需求，發(fā)布會需要的設(shè)備是否齊全，交通是否便利，泊車是否方便。

　　現(xiàn)場布置需要注意的地方：

　　1) 背景布置。背景板顏色、字體是否美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。

　　2) 酒店外圍布置。酒店是否允許飄空氣球，是否可以設(shè)置橫幅、拱形門等、

　　3) 相關(guān)設(shè)備要在發(fā)布會開始前反復(fù)調(diào)試，保證活動過程不出故障。

　　3、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)。活動前的項目安排必須要有明確的現(xiàn)場分工，要保證信息溝通順暢，配合默契。活動正式開始之前，總統(tǒng)籌需要把控好每個環(huán)節(jié)，特別是物料、搭建和活動流程。要保證物料和搭建全部按計劃到位，反復(fù)核對無遺漏。活動開始之前要進行至少2次的正式全程彩排，保護活動流程順暢無差錯。

　　掌握好會議策劃執(zhí)行前的準(zhǔn)備流程和注意事項，就能對活動執(zhí)行更有把握，讓整個活動的流程更加順暢。

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